Työvuorosuunnittelu ja TES-tarkistus yhdellä työkalulla

Perinteisesti työvuorosuunnittelu ja TES-yhteensopivuuden tarkistaminen ovat kaksi erillistä vaihetta. Ensin suunnitellaan vuorolista, sitten tarkistetaan — joko manuaalisesti tai palkanlaskennassa — noudattaako se sääntöjä.

Vuoronissa nämä kaksi vaihetta yhdistyvät. TES-säännöt tarkistetaan suunnittelun aikana, ei jälkikäteen.

Miten se toimii käytännössä

Vuoronin vuorolistanäkymä on visuaalinen viikkokalenteri, jossa suunnittelija rakentaa vuorolistan vetämällä ja muokkaamalla vuoroja.

Samalla kun vuorolista rakentuu, Vuoron tarkistaa automaattisesti:

Lepoajat. Jos iltavuoron ja seuraavan päivän aamuvuoron väli jää alle TES:n vaatiman vuorokausilevon, järjestelmä ilmoittaa rikkomuksesta heti — ennen kuin vuorolista julkaistaan.

Ylityörajat. Päivittäinen ja viikoittainen ylityö lasketaan reaaliajassa. Suunnittelija näkee, milloin työntekijän tunnit ovat lähestymässä tai ylittämässä rajaa.

Työaikalimiitit. Kokonaistyöaika per jakso seurataan automaattisesti. Limiittien ylitykset näkyvät suunnittelunäkymässä.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että suunnittelija näkee ongelmat silloin kun niille voi vielä tehdä jotain — ei kolme viikkoa myöhemmin palkanlaskennassa.

Vuorolistan rakentaminen

Vuorolistan rakentaminen Vuoronissa seuraa yksinkertaista työnkulkua:

1. Valitse viikko ja toimipiste. Näkymässä on kyseisen toimipisteen henkilöstö.
2. Lisää vuoroja. Vuoron alkamis- ja päättymisaika, rooli tai tehtävä.
3. Näe TES-tarkistukset reaaliajassa. Rikkomukset ja varoitukset näkyvät välittömästi.
4. Hallitse avoimia vuoroja. Jos vuoro on täyttämättä, se merkitään avoimeksi — näkyviin niille, jotka voivat ottaa sen.
5. Julkaise. Valmis vuorolista julkaistaan työntekijöille, jotka näkevät omat vuoronsa Omat vuorot -näkymässä.

Vuoronvaihdot

Vuoronvaihdot ovat arkipäivää elämysalalla. Vuoronissa prosessi on hallittu:

• Työntekijä pyytää vuoronvaihtoa järjestelmässä
• Esimies hyväksyy tai hylkää
• Vuorolista päivittyy automaattisesti
• TES-tarkistukset ajetaan uudelleen vaihdon jälkeen

Tämä tarkoittaa, ettei vuoronvaihto vahingossa riko lepoaikasääntöä tai ylitä työaikalimiittiä — koska järjestelmä tarkistaa vaihdon seuraukset ennen hyväksymistä.

Avoimien vuorojen hallinta

Kaikki vuorot eivät ole aina täytettyinä. Sairaspoissaolot, yllättävät tarpeet ja kausivaihtelu luovat avoimia vuoroja.

Vuoronissa avoimet vuorot ovat näkyvissä työntekijöille, jotka voivat ilmoittaa kiinnostuksensa. Esimies hyväksyy sopivimman. Tämä on nopeampi prosessi kuin yksittäisten puhelujen ja viestien lähettäminen.

Palkanlaskentaketju

Kun vuorolista on toteutunut — työntekijät ovat kirjautuneet sisään ja ulos kioskinäkymällä — toteutuneet tunnit ovat valmiina palkanlaskentaa varten.

Vuoron laskee automaattisesti:

• Ylityökorvaukset TES:n mukaisesti
• Ilta-, yö- ja sunnuntailisät
• Muut korvaukset ja lisät

Laskettu palkkaerittely viedään suoraan Netvisoriin. Manuaalista syöttöä ei tarvita.

Koko ketju — suunnittelu → toteutuneet tunnit → TES-laskenta → Netvisor — on yksi yhtenäinen prosessi.

Kenelle tämä on tärkeää

Vuoronin yhdistetty suunnittelu ja TES-tarkistus on hyödyllisin organisaatioille, joissa:

• Henkilöstöä on riittävästi, ettei yksi ihminen pysty pitämään kaikkia sääntöjä päässä
• Kausivaihtelu tuottaa nopeita muutoksia vuorolistoihin
• TES-virheet ovat aiheuttaneet ongelmia palkanlaskennassa
• Vuorosuunnittelu ja palkanlaskenta halutaan yhtenäiseksi ketjuksi

Katso, miten TES-tulkinta yhdistää vuorosuunnittelun ja palkanlaskennan.